Cosas que deben tenerse en cuenta:
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Según sugiere un reciente estudio llevado a cabo por American Express, para la persona que viaja, su seguridad depende de lo confiable que sea la información de que dispone. En una era en la que viajar y terrorismo van a menudo de la mano, no debe extrañarnos esta percepción del viajar. |
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La mayoría de las empresas establecen estrictas políticas en cuanto al uso de unos u otros agentes de viajes de empresa y el empleo de tarjetas con cargo a la empresa, según un sondeo de Runzheimer International. En otras palabras, la empresa necesita, más que nunca, un meticuloso sistema de archivo. |
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La firma de investigación de mercados británica Continental Research concluyó recientemente que alrededor del 25 % de los trabajadores en viaje de negocios echan de menos tener acceso a los sistemas internos de sus empresas. Es fácil imaginar por qué: contar con la información más reciente hace que sigan siendo productivos. |
O dicho de otra manera, tener información es más importante que tener poder, pues es lo que garantizará el éxito del viaje de negocios. Por esta razón he esquematizado en los pasos que siguen la manera en que creo que puedo ayudarle a seguir disponiendo de una de sus posesiones más preciosas cuando esté de viaje.
Crea esto de alguien que se ha marchado de la oficina sin sincronizar su portátil con su PC, que ha borrado por completo el trabajo de varios días porque no se preocupó de instalar un sistema de copia de seguridad, y que incluso ha llegado a perder clientes porque no era consciente de lo importante que es contar con información clave, correcta y confiable.
No cometa los mismos errores que yo. Esto es lo que me ha enseñado toda una vida de viaje de negocios sobre cómo cuidar los datos guardados en mi PC:
Cinco sugerencias para salir de viaje de negocios
1. Antes de salir de viaje, sincronice sus dispositivos informáticos. Sincronizar PDA y PC es bastante fácil. Por lo general, basta con deslizar el dispositivo de mano en su soporte y dejar que la computadora haga el resto. Sincronizar una computadora con otra no resulta tan sencillo. Yo he probado todas las herramientas de sincronización imaginables, incluida la que venía con el sistema operativo de mi PC, y tienen su truco. Pero no cabe duda de que merece la pena aprender, ya que una vez haya salido de la oficina, le garantizo que se alegrará de haber actualizado su portátil.
2. No confíe a ciegas en su PC. Las tarjetas de memoria que se enchufan al portátil son fundamentales para la integridad de los datos. Actualmente, algunas unidades incluyen hasta 5 gigabytes de capacidad, con lo que es muy fácil llevarse consigo los archivos más importantes. Andrew Steele, asesor de medios de comunicación para instituciones benéficas de Gran Bretaña, siempre se asegura de tener copias de seguridad duplicadas, y no hace mucho que esto le evitó un buen disgusto durante un viaje de negocios. «Se estropeó el sistema de alimentación eléctrica del portátil», comenta Steele, «pero incluso cuando se agotó la batería, pude continuar con mi trabajo en una máquina prestada, con lo que me ahorré un mal rato».
3. Permanezca en contacto con su oficina. Ahora existen aplicaciones de conexión remota muy útiles que permiten conectarse a la red o a la computadora propias desde un punto remoto, como por ejemplo GoToMyPc y PCAnywhere. A mí me parece muy buena opción, ya que me permiten «poner al día» la información que se me haya olvidado sincronizar al salir de viaje. Mi gran problema con estos programas es que tienden a ser lentos €”especialmente con conexiones de acceso telefónico normal€”, lo cual hace poco práctico descargar grandes cantidades de datos. Pero si no pudiste sincronizar antes de salir, la verdad es que pueden salvarte la vida.
4. Recopile la información y no olvide hacer copia de seguridad. Normalmente, cuando se sale mucho de viaje de negocios, se hace uno un experto en ir recopilando tarjetas de visita, oportunidades de ventas y recibos. Pero, ¿pasan éstos siempre del portafolios al PDA o al portátil? ¿y de ahí a la oficina? No siempre. Créame, lo sé por experiencia. Mi sistema de archivo dejaba tanto que desear cuando empecé a ir de viaje de negocios que demasiadas veces perdí la oportunidad de cargar a la empresa muchos de los gastos, y terminé perdiendo dinero porque no podía justificar los reembolsos. Por suerte, hay productos, como ExpensAble, que te permiten crear informes de gastos a medida que se van generando. Bueno, nunca he usado este producto, ya que ahora trabajo por mi cuenta, pero me hubiera gustado poder tenerlo cuando trabajaba en una empresa.
5. Ante la duda, recurra al papel. Tal vez parezca un consejo muy obvio, pero lo es tanto que a veces se olvida hasta que existe la opción. Hemos llegado a depender tanto de las computadoras, los teléfonos y los PDA, que muchas veces no nos acordamos de que siempre se puede escribir la información en un papel. Mi socio solía reírse de mí porque imprimía los nombres y las direcciones de las personas que iba a visitar durante un viaje de negocios. ¿Para qué, si lo tienes todo en tu PC, y además con copia en la tarjeta de memoria? Bueno, aún hay cosas que el papel puede hacer y las computadoras no. Por ejemplo, funcionar sin batería. Cuando mi portátil se quedó sin alimentación y pude recurrir a mis papeles, ya no parecía un tonto. Bueno, por lo menos no tanto
Christopher Elliott
