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Diseñe métodos imaginativos de resolver problemas |
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A las personas sometidas constantemente a grandes tensiones, la memoria les suele hacer malas jugadas. A menudo, llega a inmovilizarles su capacidad de comprender procesos complicados y retenerlos en la memoria. En tales casos, es conveniente tener la oportunidad de servirse de un eficaz método de resolver problemas que también presta buenos servicios como técnica retentiva: el llamado "mapa mental".
Los "mapas mentales" consisten en representar gráficamente en forma de mapa las relaciones existentes entre las cosas.
Se toma un pliego de papel, sobre el que se representa el tema con sus subdivisiones hasta obtener una visión de conjunto, de tal forma que se puedan reconocer claramente las relaciones internas entre los distintos puntos.
Partiendo del centro de gravedad del tema, representado en el centro del pliego por medio de una palabra o un signo, se irán agrupando los puntos que representan las subdivisiones, de los cuales partirán a su vez nuevas subdivisiones, formando así algo parecido a un árbol con sus ramas grandes y pequeñas. |
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Aprenda a decir que no, sin decir "no" |
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“Es importante aprender a gestionar las expectativas de las personas que nos exigen demasiado”, afirma Peter Turla, un consultor de gestión del tiempo que asesora a los empleados de e-Bay.
¿Cómo se puede conseguir eso? En lugar de responder "si" o "no" cuando alguien le pregunte si puede hacer algo, diga lo siguiente:
"Si, puedo hacer eso si no le importa que este otro proyecto se demore".
"Si, puedo hacer eso si amplia usted el plazo para mi otro proyecto o encuentra a alguien que me ayude con ello".
"Si, puedo ocuparme de la parte esencial de esa tarea y hacer el resto más tarde".
Es una manera eficaz de indicar a los demás que tiene usted otros proyectos que también tiene que terminar, y que el hecho de asumir proyectos adicionales pone en peligro por lo menos alguno de ellos. |
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Evite la comunicación poco clara |
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Cuando este comunicando sus expectativas a los clientes, no hable de mejorar, de hacer las cosas mejor o de perfeccionar. Esos términos significan cosas distintas para cada persona. Debe utilizar cifras concretas en lugar de términos imprecisos como varios, mucho, gran aumento o mucho menos. Ejemplo: No diga “Espero que el próximo trimestre realicen un trabajo mucho mejor”. Diga lo siguiente: “Espero que reduzcan los costos un 0,5 por ciento cada mes, a partir de este mes y hasta junio. A partir de esa fecha, espero que mantengan unos costos constantes durante el resto del año”. |
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Elimine las fuentes de ineficacia |
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A dónde va todo el tiempo perdido? Según Proudfoot Consulting, mas del 80% de la pérdida de productividad se debe a tres cosas: mala gestión, falta de supervisión y comunicación ineficaz.
Proudfoot afirma que incluso una mejora modesta en estas áreas permitiría que las personas lograran hacer más cosas y se fueran a su casa antes.
“Resulta curioso que la mayoría de los directivos creen que tienen que adquirir más maquinaria o nueva tecnología, cuando las pruebas indican claramente que el problema esencial son las insuficiencias en materia de gestión y comunicación”, indica Tom Long, presidente de Proudfoot. |
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